1.1 Niniejsza polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Proshop a/s ("Proshop", "my", "nas" lub "nasze") gromadzi i przetwarza Twoje dane osobowe.

1.2 Polityka prywatności ma zastosowanie do klientów indywidualnych i osób odwiedzających www.proshop.pl.

1.3 Polityka prywatności ma również zastosowanie do osób kontaktowych u klientów biznesowych oraz innych przedsiębiorców w zakresie, w jakim przetwarzamy ich dane osobowe.

1.4 Polityka obejmuje przetwarzanie danych osobowych w związku między innymi z korzystaniem ze strony internetowej, założeniem konta klienta, zakupem i płatnością, dostawą, zwrotem, reklamacją i naprawą, obsługą klienta, marketingiem oraz wnioskami o realizację praw wynikających z przepisów o ochronie danych.

1.5 Proshop a/s jest administratorem danych w odniesieniu do przetwarzania opisanego w niniejszej polityce prywatności. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 8.

2.1 Jakie dane osobowe przetwarzamy?

2.1.1 Gdy odwiedzasz stronę internetową, możemy przetwarzać techniczne informacje dotyczące Twojej wizyty, w tym adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, czas wizyty, wyświetlane strony, wyszukiwane hasła, kliknięcia w produkty, ustawienia języka i waluty, dane logowania oraz techniczne dane dzienników. Dane bezwzględnie niezbędne są przetwarzane w celu udostępniania i zabezpieczenia strony internetowej. Dane pozyskiwane za pośrednictwem niekoniecznych plików cookie i podobnych technologii są gromadzone dopiero po udzieleniu wymaganej zgody.

2.1.2 Gdy zakładasz konto klienta lub dokonujesz zakupu, przetwarzamy imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, numer klienta i zamówienia, informacje o metodzie i statusie płatności, historię zakupów oraz informacje dotyczące dostawy, zwrotu, reklamacji, naprawy i ewentualnego zwrotu środków.

2.1.3 Gdy kontaktujesz się z nami, korzystasz z obsługi klienta lub realizujesz prawo wynikające z przepisów o ochronie danych, przetwarzamy Twoje zgłoszenie, naszą korespondencję oraz informacje niezbędne do zidentyfikowania Cię i rozpatrzenia sprawy.

2.1.4 Jeżeli zapisujesz się do newslettera lub wyrażasz zgodę na marketing i personalizację, przetwarzamy między innymi Twój adres e-mail, informacje dotyczące zgody, interakcje z newsletterami oraz - w zakresie objętym Twoją zgodą - historię zakupów i zachowanie na stronie internetowej.

2.2 Do czego wykorzystujemy dane?

2.2.1 Wykorzystujemy informacje techniczne do obsługi i zabezpieczania strony internetowej, utrzymywania funkcji takich jak koszyk i logowanie, zapobiegania nadużyciom oraz poprawiania stabilności i użyteczności strony internetowej.

2.2.2 Wykorzystujemy dane klienta, zamówienia i płatności do zawierania i realizowania umów sprzedaży, obsługi płatności, dostarczania towarów, świadczenia obsługi klienta oraz obsługi zwrotów, reklamacji, napraw i zwrotów środków.

2.2.3 Przetwarzamy dane w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w tym obowiązków rachunkowych, podatkowych i wynikających z prawa konsumenckiego.

2.2.4 Możemy przetwarzać dane w celu zapobiegania oszustwom i nadużyciom oraz ich badania, dokumentowania transakcji, ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także prowadzenia kontroli jakości naszych usług.

2.2.5 Jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna przetwarzania, wykorzystujemy dane do wysyłania newsletterów, personalizacji, pomiaru skuteczności marketingu oraz wyświetlania odpowiednich produktów i reklam.

2.3 Jaka jest podstawa prawna przetwarzania?

2.3.1 Przetwarzanie niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy z Tobą odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dotyczy to między innymi obsługi zamówień, płatności, dostawy oraz obsługi zwrotów i reklamacji.

2.3.2 Przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dotyczy to między innymi przechowywania dokumentacji księgowej.

2.3.3 Przetwarzanie może odbywać się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, a Twoje interesy lub podstawowe prawa nie mają charakteru nadrzędnego. Naszymi prawnie uzasadnionymi interesami mogą być między innymi zabezpieczanie strony internetowej, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, ulepszanie naszych usług na podstawie danych, które mogą być zgodnie z prawem przetwarzane bez zgody, dokumentowanie transakcji oraz obsługa roszczeń. Nie stosujemy tej podstawy do zapisywania ani odczytywania niekoniecznych plików cookie, jeżeli przepisy wymagają zgody.

2.3.4 Przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy udzieliłeś zgody, na przykład na newslettery, niekonieczne pliki cookie lub spersonalizowany marketing. Jeżeli przepisy dotyczące marketingu elektronicznego wymagają zgody, wysyłamy materiały marketingowe wyłącznie na podstawie ważnej zgody marketingowej. Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę, zob. punkt 4.9.

2.4 Profilowanie i spersonalizowany marketing

2.4.1 Profilowanie oznacza automatyczne przetwarzanie danych osobowych w celu oceny lub przewidywania takich kwestii jak zainteresowania i preferencje produktowe.

2.4.2 Jeżeli udzieliłeś wymaganej zgody, możemy wykorzystywać informacje o produktach, które oglądałeś, wyszukiwałeś lub kupiłeś, Twoich kliknięciach oraz interakcjach z newsletterami, aby przypisać Cię do grupy według przypuszczalnych zainteresowań. Grupowanie służy do dobierania rekomendacji produktów, reklam lub treści newsletterów, które mają być dla Ciebie bardziej odpowiednie.

2.4.3 Profilowanie nie jest wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają, zgodnie z art. 22 RODO.

2.4.4 Możesz zatrzymać profilowanie do celów marketingowych, wycofując zgodę na pliki cookie lub marketing, rezygnując z newsletterów albo wnosząc sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego. Po wykonaniu jednej z tych czynności nie będziemy dalej wykorzystywać danych do tego celu.

2.5 Skąd pochodzą dane?

2.5.1 Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, na przykład gdy zakładasz konto, dokonujesz zakupu lub kontaktujesz się z nami.

2.5.2 Ponadto automatycznie gromadzimy dane za pośrednictwem strony internetowej, w tym przy użyciu plików cookie i podobnych technologii opisanych w punkcie 7.

2.5.3 Jeżeli jest to niezbędne do realizacji zakupu lub prowadzenia związanej z nim sprawy albo działań następczych, możemy otrzymywać dane między innymi od dostawców usług płatniczych,

przewoźników, partnerów dropshippingowych lub dostawców, warsztatów i partnerów serwisowych oraz podmiotów pomagających w zapobieganiu oszustwom i nadużyciom.

2.6 Miejsce przechowywania i przekazywanie danych do państw trzecich

2.6.1 Dane osobowe są co do zasady przetwarzane na terenie UE/EOG. Korzystamy z zewnętrznych dostawców, a niektórzy dostawcy lub podwykonawcy mogą mieć siedzibę lub dostęp do danych z państw spoza UE/EOG.

2.6.2 Jeżeli dane osobowe są przekazywane do państwa spoza UE/EOG, zapewniamy ważną podstawę przekazania zgodnie z rozdziałem V RODO. Może to być na przykład decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony na podstawie art. 45, w tym EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli amerykański odbiorca jest objęty tym mechanizmem, albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej na podstawie art. 46 w połączeniu z odpowiednimi dodatkowymi środkami ochrony.

2.6.3 Możesz skontaktować się z nami, jeżeli chcesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat konkretnego przekazania danych lub kopię odpowiednich zabezpieczeń.

2.7 Jakie dane musisz nam podać?

2.7.1 Abyśmy mogli zawrzeć i wykonać umowę sprzedaży, musisz podać nam dane osobowe oznaczone jako obowiązkowe w procesie finalizacji zakupu lub w odpowiednim procesie składania zamówienia. Co do zasady będą to imię i nazwisko, adres dostawy i ewentualny adres do faktury, adres e-mail oraz dane niezbędne do wybranej metody płatności i dostawy. Numer telefonu może być konieczny w zależności od wybranej metody dostawy.

2.7.2 Jeżeli nie podasz obowiązkowych danych, co do zasady nie będziemy mogli zrealizować zakupu ani dostarczyć towaru, a określona metoda płatności lub dostawy może być niedostępna. Jeżeli dana informacja jest opcjonalna, jej niepodanie co do zasady nie wpłynie na możliwość dokonania zakupu.

3.1 Udostępniamy lub powierzamy dane osobowe podmiotom zewnętrznym wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne i zgodne z prawem. Kategorie odbiorców mogą obejmować między innymi dostawców usług IT i hostingu, dostawców usług płatniczych, przewoźników, partnerów dropshippingowych i dostawców, warsztaty i partnerów serwisowych, dostawców usług analitycznych i marketingowych, platformy z opiniami, doradców oraz organy publiczne, gdy wynika to z przepisów prawa.

3.2 Podmioty przetwarzające przetwarzają dane zgodnie z naszymi udokumentowanymi instrukcjami. Zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych i prowadzimy oparty na ryzyku nadzór nad tym, czy podmioty przetwarzające chronią dane i nie wykorzystują ich do własnych celów.

3.3 Niektórzy odbiorcy są odrębnymi administratorami danych, na przykład niektórzy dostawcy usług płatniczych, przewoźnicy i platformy marketingowe. Podmioty te przetwarzają dane zgodnie z własnymi politykami prywatności i samodzielnie odpowiadają za prowadzone przetwarzanie.

3.4 Po dokonaniu zakupu możemy wysłać osobną wiadomość e-mail z prośbą o ocenę przebiegu zakupu i dostawy. Przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na kontroli jakości, pod warunkiem że wiadomość jest ograniczona do tego celu i nie zawiera marketingu bezpośredniego. Jeżeli wiadomość zawiera marketing, jest wysyłana wyłącznie wtedy, gdy została udzielona wymagana zgoda.

4.1 Przysługuje Ci szereg praw wynikających z przepisów o ochronie danych. Co do zasady odpowiadamy na wniosek bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania. W szczególnych przypadkach termin może zostać przedłużony maksymalnie o dwa miesiące, jeżeli wniosek jest skomplikowany lub otrzymaliśmy dużą liczbę wniosków. W takim przypadku poinformujemy Cię o tym przed upływem pierwszego miesiąca. Korzystanie z praw jest co do zasady bezpłatne.

4.2 Jak korzystać ze swoich praw i weryfikacja tożsamości

4.2.1 Nie ma wymogu korzystania z określonego formularza ani przesyłania podpisanego wniosku. Możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, listownie lub przy użyciu odpowiedniej funkcji na swoim koncie klienta. Dane kontaktowe znajdują się w punkcie 8.

4.2.2 Musimy zapewnić, aby dane nie zostały ujawnione, zmienione ani usunięte na wniosek osoby nieuprawnionej. Wniosek wysłany z adresu e-mail powiązanego z kontem klienta lub za pośrednictwem uwierzytelnionego konta klienta będzie zwykle wystarczający.

4.2.3 Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, możemy poprosić o dodatkowe informacje, które są niezbędne i proporcjonalne do potwierdzenia tożsamości. Nie wymagamy rutynowo kopii dokumentu tożsamości ani osobistego podpisu. Ewentualna dokumentacja jest wykorzystywana wyłącznie do weryfikacji tożsamości i usuwana, gdy nie jest już potrzebna.

4.3 Prawo dostępu do danych

4.3.1 Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli tak - uzyskać dostęp do tych danych i ich kopię. Masz również prawo do informacji między innymi o celach, kategoriach danych osobowych, odbiorcach, okresie przechowywania lub kryteriach jego ustalania, źródle danych, pozostałych przysługujących Ci prawach oraz odpowiednich zabezpieczeniach w przypadku przekazywania danych do państw trzecich.

4.4 Prawo do sprostowania danych

4.4.1 Masz prawo do sprostowania nieprawidłowych danych osobowych dotyczących Ciebie oraz, z uwzględnieniem celów przetwarzania, do uzupełnienia niekompletnych danych.

4.4.2 Niektóre dane konta możesz poprawić samodzielnie po zalogowaniu się na konto klienta. Możesz również skontaktować się z nami.

4.5 Prawo do usunięcia danych

4.5.1 W określonych przypadkach masz prawo do usunięcia danych osobowych, na przykład jeżeli dane nie są już niezbędne do celu, dla którego zostały zebrane, lub jeżeli wycofasz zgodę i nie istnieje inna podstawa przetwarzania.

4.5.2 Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Możemy między innymi być zobowiązani lub uprawnieni do dalszego przechowywania danych, jeżeli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takich przypadkach ograniczamy przechowywanie do danych i celów, które nadal są niezbędne.

4.6 Prawo do ograniczenia przetwarzania

4.6.1 W określonych przypadkach masz prawo do ograniczenia przetwarzania, na przykład na czas sprawdzania przez nas, czy dane są prawidłowe lub czy nasze prawnie uzasadnione interesy mają charakter nadrzędny wobec Twoich interesów. W przypadku ograniczenia dane co do zasady mogą być wyłącznie przechowywane, chyba że wyrazisz zgodę na inne przetwarzanie albo przetwarzanie jest niezbędne do celów związanych z roszczeniami lub z ważnymi względami interesu publicznego.

4.7 Prawo do przenoszenia danych

4.7.1 Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, masz prawo otrzymać dane osobowe, które sam nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Jeżeli jest to technicznie możliwe, możesz zażądać bezpośredniego przekazania danych innemu administratorowi.

4.8 Prawo do sprzeciwu

4.8.1 Możesz, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo przetwarzanie jest niezbędne do celów związanych z roszczeniami.

4.8.2 Możesz w dowolnym momencie i bez podawania przyczyny wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego, w tym profilowania w zakresie, w jakim jest ono związane z marketingiem bezpośrednim. Po wniesieniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania danych do tego celu.

4.9 Prawo do wycofania zgody

4.9.1 Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Możesz między innymi zrezygnować z newsletterów za pośrednictwem linku do rezygnacji oraz zmienić ustawienia plików cookie w ustawieniach plików cookie na stronie internetowej.

4.10 Prawo do wniesienia skargi

4.10.1 Możesz wnieść skargę dotyczącą przetwarzania przez nas danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Możesz również wnieść skargę do organu nadzorczego w państwie, w którym zwykle mieszkasz lub pracujesz, albo w którym Twoim zdaniem doszło do naruszenia.

4.10.2 Z Urzędem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować się pod adresem ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polska. Więcej danych kontaktowych znajdziesz na stronie internetowej UODO.

5.1 Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa. Ustalamy i przeglądamy okresy usuwania danych na podstawie ich celu, charakteru i ryzyka, a także odpowiednich terminów dotyczących reklamacji, dokumentacji i przedawnienia roszczeń.

5.2 Dane powiązane wyłącznie z kontem klienta są usuwane lub anonimizowane, gdy poprosisz o usunięcie konta, chyba że nadal są niezbędne do innego zgodnego z prawem celu. Nieaktywne konta klientów są co do zasady usuwane lub anonimizowane po trzech latach bez logowania, zakupu lub zmiany danych konta. Dane, które muszą być przechowywane zgodnie z punktami 5.3-5.7, mogą być nadal przechowywane oddzielnie.

5.3 Dane dotyczące zamówień, dostawy, zwrotów, reklamacji, napraw i obsługi klienta są przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do wykonania umowy, obsługi praw klienta oraz dokumentowania lub obsługi roszczeń. Dane dotyczące sprawy są co do zasady przechowywane do trzech lat po jej zakończeniu, chyba że trwający spór, dłuższy okres przedawnienia lub inne przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

5.4 Dokumentacja księgowa, którą Proshop a/s jest zobowiązany przechowywać zgodnie z duńskimi przepisami dotyczącymi rachunkowości, jest przechowywana przez pięć lat od końca roku obrotowego, którego dotyczy dokumentacja. Dane objęte dodatkowymi ustawowymi obowiązkami

przechowywania wynikającymi z przepisów dotyczących VAT, podatków lub innych danin, w tym z przepisów mających zastosowanie do sprzedaży transgranicznej, są przechowywane przez dłuższy okres wymagany przez odpowiednią regulację. Ograniczamy przechowywanie do danych osobowych niezbędnych do wypełnienia tych obowiązków. Po upływie właściwego ustawowego okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że istnieje inny zgodny z prawem cel dalszego przechowywania.

5.5 Dane przetwarzane na podstawie zgody na newslettery, pliki cookie lub spersonalizowany marketing są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub ustania celu. Dane dotyczące plików cookie są usuwane po upływie okresów wskazanych w aktualnej deklaracji plików cookie. Możemy przechowywać ograniczoną dokumentację zgody lub jej wycofania tak długo, jak jest to niezbędne do wykazania przestrzegania przepisów. Możemy również przechowywać ograniczoną informację o zablokowaniu w celu zapewnienia respektowania rezygnacji z marketingu.

5.6 Techniczne dane dzienników są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do działania systemów, usuwania błędów, zapewnienia bezpieczeństwa informacji i zapobiegania nadużyciom. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli są związane z konkretnym incydentem bezpieczeństwa, przypadkiem oszustwa lub roszczeniem.

5.7 Korespondencja i dokumentacja związana z wnioskami dotyczącymi realizacji praw osób, których dane dotyczą, są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do rozpatrzenia wniosku i udokumentowania przestrzegania przez nas przepisów o ochronie danych. Dokumentacja służąca do identyfikacji jest usuwana wcześniej, gdy tożsamość została potwierdzona i dokumentacja nie jest już potrzebna.

5.8 Jeżeli dane zostaną nieodwracalnie zanonimizowane w taki sposób, że danej osoby nie można już zidentyfikować przy użyciu rozsądnych środków, zanonimizowane informacje nie są już danymi osobowymi.

5a.1 Gdy zapisujesz się do naszej usługi "Otrzymuj powiadomienie", przetwarzamy Twój adres e-mail oraz informacje o produkcie, o którym chcesz otrzymać wiadomość. Celem jest wysłanie Ci powiadomienia, gdy produkt zostanie wprowadzony do sprzedaży lub ponownie będzie można go zamówić.

5a.2 Przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Możesz w dowolnym momencie wycofać zgodę, korzystając z opcji wskazanej w wiadomości lub kontaktując się z nami.

5a.3 Dane są usuwane po wysłaniu powiadomienia, po wycofaniu przez Ciebie zgody lub po zakończeniu usługi powiadomień dotyczącej danego produktu.

5a.4 Wszelkie pozostałe dane osobowe dotyczące Ciebie są przetwarzane zgodnie z pozostałymi postanowieniami niniejszej polityki prywatności.

6.1 Wdrożyliśmy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem oraz innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

6.2 Dostęp do danych osobowych jest ograniczony do pracowników i partnerów, którzy potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków. Uprawnienia są nadawane, kontrolowane i odbierane zgodnie z procedurami wewnętrznymi.

6.3.1 Gdy dzwonisz do Proshop, możesz zdecydować, czy rozmowa ma być nagrywana. Możesz wybrać nagrywanie, naciskając 1, lub zrezygnować z nagrywania, naciskając 2.

6.3.2 Nagrywanie odbywa się na podstawie Twojej zgody i jest wykorzystywane do celów szkoleniowych i kontroli jakości.

6.3.3 Dostęp do nagrań mają wyłącznie odpowiedni pracownicy. Możesz zażądać dostępu do nagrania dotyczącego Ciebie zgodnie z zasadami określonymi w punkcie 4.

6.3.4 Nagrania są co do zasady automatycznie usuwane po trzech miesiącach. Jeżeli nagranie jest niezbędne w związku z konkretną skargą, sporem, incydentem bezpieczeństwa lub roszczeniem, odpowiednie nagranie może być przechowywane dłużej, ale tylko tak długo, jak jest to niezbędne do tego celu.

6.3.5 Możesz wycofać zgodę i zażądać wcześniejszego usunięcia nagrania, kontaktując się z nami. Prawo do usunięcia danych podlega wyjątkom opisanym w punkcie 4.5.

8.1 Administrator danych:

9.1 Aktualizujemy politykę prywatności, gdy jest to konieczne w celu odzwierciedlenia zmian w naszym przetwarzaniu, systemach, dostawcach lub obowiązujących przepisach i praktykach.

9.2 Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie internetowej. O istotnych zmianach informujemy w odpowiedni sposób. Jeżeli zmiana wymaga uzyskania nowej zgody, uzyskujemy ją przed rozpoczęciem danego przetwarzania.

10.1 Niniejsza polityka prywatności została ostatnio zaktualizowana we wrześniu 2026 r.